JATIMTERBARU.COM, MOJOKERTO, — Pelaksanaan Magang Berdampak memberikan kesempatan bagi mahasiswa UPN “Veteran” Jawa Timur untuk terlibat secara langsung dalam berbagai aktivitas administrasi pemerintahan di Sekretariat Daerah Kota Mojokerto. Salah satu bentuk keterlibatan tersebut saya lakukan melalui kegiatan dokumentasi dan pelaporan digital Gerakan Indonesia Asri di Bagian Umum Sekertariat Daerah Kota Mojokerto.
Tugas yang dilakukan meliputi pengambilan foto dan video pada beberapa titik di area perkantoran, seperti taman, halaman kantor, serambi masjid, serta kegiatan petugas kebersihan yang ada. Dokumentasi tersebut digunakan sebagai bahan laporan kegiatan Gerakan Indonesia Asri.
Pengambilan dokumentasi tidak hanya dilakukan untuk menghasilkan foto atau video kegiatan, tetapi juga menjadi bagian dari proses penyediaan bukti visual dalam pelaporan program. Karena itu, saya perlu memastikan dokumentasi yang diambil sesuai dengan kebutuhan laporan dan dapat menggambarkan aktivitas yang sedang berlangsung di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Mojokerto.
Setelah dokumentasi terkumpul, saya melanjutkan ke proses editing terhadap foto atau video yang telah saya dapatkan. Kemudian foto dan video tersebut dipilih dan diedit agar lebih menarik sebelum digunakan, biasanya pada saat proses editing aplikasi yang saya gunakan antara lain canva dan capcut. Setelah proses editing selesai maka dokumentasi tersebut sudah siap diunggah di website pelaporan Gerakan Indonesia Asri yang harus saya publikasikan setiap hari selasa dan jum’at. Sebelum mengunggah dokumentasi tersebut saya harus memastikan bahwa telah mengisi beberapa poin penting didalamnya seperti alamat email, nama SKPD/unit SKPD, titik lokasi, jumlah peserta, jenis sampah organik, anorganik, campuran (organik dan anorganik) dan yang terakhir dokumentasi pelaksanaan.
Proses tersebut menjadi salah satu pengalaman bagi saya dalam memahami bahwa dokumentasi kegiatan pemerintahan membutuhkan ketelitian, bukan hanya dalam pengambilan gambar, tetapi juga dalam pengelolaan hasil dokumentasi.
Kemudian, setelah mengisi beberapa point pada website pelaporan dan mengunggah dokumentasi, tahap selanjutnya yang harus saya lakukan adalah mengisi spreadsheet yang berkaitan dengan dokumentasi partisipasi instansi. Pengisian spreadsheet yaitu dengan memilih salah satu simbol, jika memilih simbol centang (✅) berarti telah melaksanakan pelaporan dan jika memilih simbol silang (❌) berarti belum mengerjakan pelaporan. Setelah proses ini selesai maka bisa dikatakan kegiatan Pelaporan Gerakan Indonesia Asri telah sesai.
Saya belajar bahwa melalui pengambilan foto dan video dalam sebuah kegiatan pemerintahan dapat menjadi bagian penting dari administrasi dan pelaporan, sehingga setiap dokumentasi perlu memiliki kesesuaian dengan kegiatan yang dilaporkan.
Keterlibatan saya dalam kegiatan tersebut juga tidak terlepas dari arahan staf Bagian Umum yang memberikan tugas serta penjelasan mengenai kebutuhan dokumentasi dan pelaporan. Dari proses tersebut, saya mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana sebuah kegiatan yang berlangsung di lingkungan pemerintahan dapat didokumentasikan, kemudian diolah dan disampaikan melalui sistem pelaporan digital.
“Menurut saya keterlibatan kamu sebagai mahasiswa sangat membantu dan memberikan inovasi dalam menyiapkan beberapa dokumentasi kegiatan ini, terutama dalam pengambilan dan pengolahan foto atau video yang nantinya bisa digunakan sebagai bahan laporan,” ujar Ibu Siti Ummi Masrikhah satu staf Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Mojokerto.
Melalui kegiatan ini, mahasiswa dapat memperoleh pengalaman langsung mengenai pengelolaan informasi dan pelaporan digital di lingkungan pemerintahan. Pengalaman tersebut juga menjadi kesempatan saya sebagai mahasiswa untuk melihat bagaimana penerapan ilmu Administrasi Publik dalam pekerjaan sehari-hari, khususnya dalam mendukung tertib administrasi dan penyampaian laporan kegiatan.
Oleh : Tiara Wardhani dan Oktarizka Reviandani
